Deutsch – Protokoll schreiben

Nicht nur im Deutschunterricht, sondern auch außerhalb der Schule ist es nützlich, richtig Protokoll schreiben zu können. Ziel der Protokollführung ist es, die wichtigsten Punkte bis hin zum gesamten Ablauf von Sitzungen, Meetings oder anderen Ereignissen festzuhalten. Wir verraten dir, in welchen Situationen das Sinn ergibt, sehen uns den richtigen Aufbau an und haben einige Tipps fürs Protokoll Schreiben für dich. 

Ein Protokoll ist eine Zusammenfassung eines Ereignisses. Häufig ist dieses Ereignis ein Meeting, eine Besprechung oder eine Sitzung. Hier schreibt der Protokollant (die Person, die das Protokoll verfasst) alle besprochenen Themen, Inhalte und Entscheidungen auf. Das hat gleich mehrere Vorteile:

• Alle Mitarbeitenden können auch im Nachhinein nachsehen, welche Aufgaben ihnen zugeteilt wurden.
• Über erreichte Ergebnisse und getroffene Beschlüsse wird nicht weiter diskutiert.
• Offene Fragen werden notiert und geklärt statt vergessen oder unter den Teppich gekehrt.
• Jeder, der beim Meeting nicht anwesend war, kann die besprochenen Inhalte trotzdem nachvollziehen.

Für gutes Management eines Unternehmens ist ordentliches Protokollieren also unerlässlich. Es gibt aber auch andere Situationen, in denen ein Protokoll Sinn ergibt. Für unterschiedliche Situationen eignen sich zudem verschiedene Protokollarten. 

Richtig protokollieren: Notizen machen für ein Protokoll

Wenn du ein Protokoll schreiben sollst, ist es unverzichtbar, dass du dir Notizen machst. Das heißt, du notierst dir schon während des Ereignisses, das du protokollieren möchtest, wichtige Punkte. 

Achte auf Folgendes, wenn du dir Notizen für dein Protokoll machst:

• Bleib vom Beginn bis zum Schluss des Ereignisses aufmerksam und achte darauf, dass du nichts verpasst.
• Wenn du etwas nicht verstanden hast, frag nach.
• Stell sicher, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind:
  • Falls du dir handschriftliche Notizen machst, hast du genügend Papier und gut gefüllte Stifte dabei.
  • Falls du dir elektronische Notizen machst, ist dein Gerät voll aufgeladen bzw. kannst du es vor Ort anstecken.
• Notiere dir alle wichtigen Inhalte in Stichpunkten und achte darauf, dass es übersichtlich und leserlich bleibt.
• Um deine Notizen übersichtlicher zu gestalten, kannst du sie nach Themen gliedern – also bei jedem neuen Thema eine neue Seite bzw. ein neues Kapitel beginnen.
• Außerdem hilft es, besonders wichtige Informationen wie zugeteilte Aufgaben, offene Fragen und entscheidende Beschlüsse in (verschiedenen) Farben zu markieren. 
  

Zwar ist der Inhalt je nach Protokollart unterschiedlich, aber du folgst beim Protokoll Schreiben immer dem gleichen Aufbau.  

Protokollkopf

Jedes Protokoll beginnt mit dem Protokollkopf. Er enthält die wichtigsten Fakten zu dem protokollierten Ereignis:

• Ort und Datum
• Beginn und Ende
• Teilnehmende und Abwesende
• Protokollant:in und Leiter:in des Ereignisses
  Thema

Beispiel Protokollkopf:

Ort: Berlin --- Datum: 24.10.2024

Beginn: 09:00 --- Ende: 14:30

Teilnehmende: Christian N., Sigrid A., Markus L., Leonie B.

Abwesende: Ria U., Mario H.

Protokollant: Martin A.

Seminarleiterin: Anna F.

Thema der Sitzung: Protokoll schreiben: Seminar

Ablaufplan

Ein Ablaufplan ist nicht bei jeder Besprechung vorhanden. Er legt fest, in welcher Reihenfolge Inhalte besprochen werden. Bei Seminaren gibt es meist zumindest eine grobe Einteilung. Gibt es einen Ablaufplan, notierst du ihn direkt unter dem Protokollkopf. 

Beispiel Ablaufplan: 

1. Protokoll schreiben – Zeitform
2. Protokoll schreiben – Formulierungen
3. Aufbau Versuchsprotokoll
4. Aufbau Verlaufsprotokoll
5. Aufbau Versuchsprotokoll
6. Was ist ein Gedächtnisprotokoll
7. Was ist ein wörtliches Protokoll
8. Mittagspause
9. Protokoll schreiben – praktisches Beispiel
   

Inhalte

Nach dem Ablaufplan geht’s auch schon ans Eingemachte: Jetzt hältst du die Inhalte fest. Das machst du so knapp wie möglich – aber so ausführlich, dass auch Abwesende alles verstehen. Du fasst die besprochenen Inhalte sachlich und ergebnisorientiert zusammen. Außerdem ist die richtige Zeitform fürs Protokoll Schreiben immer das Präsens (Gegenwart). 

Beispiel Inhalte:

1. Protokoll schreiben – Zeitform
   Die Seminarleiterin bespricht die Frage „Protokoll schreiben – welche Zeit verwenden wir?“. Protokolle werden immer im Präsens verfasst.
2. Protokoll schreiben – Formulierungen
   Die Seminarleiterin präsentiert den Teilnehmenden einige Formulierungen für das Protokollieren. Die Formulierungen sind in der PowerPoint-Präsentation auf den Folien 4, 5 und 6 zusammengefasst.

Und so machst du weiter, bist du jeden Punkt des Ablaufplans bzw. alle besprochenen Inhalte zusammengefasst hast. 

Weitere Schritte

Nach der Zusammenfassung der Inhalte hältst du noch fest, welche weiteren Schritte besprochen wurden. Je nach Ereignis können das beispielsweise Problemlösungen, Auftragsvergaben oder Folgetermine sein. 

Beispiel für weitere Schritte;

Weitere Schritte: Die Teilnehmenden und die Seminarleiterin einigen sich auf weitere Seminare zur Vertiefung. Es wird Seminare zu den Themen „Ergebnisprotokoll schreiben“, „Verlaufsprotokoll erstellen“ und „Gedächtnisprotokoll schreiben“ geben. Die Termine werden bis Ende November festgelegt.

Unterschriften

Das Protokoll wird am Ende von dem Protokollanten oder der Protokollantin und dem Leiter oder der Leiterin des Ereignisses unterschrieben. Hierzu wird jeweils der Name in Blockbuchstaben sowie die Funktion über, neben oder unter die Unterschrift gesetzt.

Anlagen

Unter den Unterschriften hältst du noch fest, welche Anlagen oder weiterführenden Unterlagen es gibt. Das können Handouts, Bilder, Dokumente oder auch Links sein. 

Beispiel Anlagen:

Anlagen: PowerPoint-Präsentation „Seminar Protokoll schreiben“

Ein Verlaufsprotokoll ist die häufigste Art, wie Sitzungen oder Versammlungen protokolliert werden. Dabei wird der genaue Ablauf des Gesagten wiedergegeben. Du hältst chronologisch – also in der Reihenfolge, in der es geschieht – alle Argumente und Gegenargumente fest und markierst dabei auch, wer was gesagt hat. Du kannst für das Verlaufsprotokoll die indirekte Rede oder die direkte Rede verwenden.

Verlaufsprotokoll – Vor- und Nachteile

Ein Verlaufsprotokoll ist die genaueste Art, den Ablauf einer Unterhaltung festzuhalten. Dadurch ist absolut klar, wer was gesagt hat und wie es zur Entscheidungsfindung kam. Aber ein Verlaufsprotokoll ist durch das genaue Festhalten sehr ausführlich – es kann dadurch zu lang und unübersichtlich werden. 

Beispiel Verlaufsprotokoll:

Die Anwesenden diskutieren über die Möglichkeit, die nächste Weihnachtsfeier in einer Pizzeria zu feiern. Alle sind sich einig, dass jeder Pizza mag. Hannes K. wirft ein, die Speisenauswahl könne zu eingeschränkt sein. Linda B. antwortet darauf: „Dann wählen wir eine Pizzeria, in der es auch andere Speisen gibt.“ Die Sitzungsleiterin schlägt eine Abstimmung per Handzeichen vor. Alle Anwesenden stimmen zu. Auf die Frage, wer für die Weihnachtsfeier in der Pizzeria ist, heben 7 von 8 Anwesenden die Hand.

Ein wörtliches Protokoll ist eine Sonderform eines Verlaufsprotokolls. Auch hier wird das Gesagte festgehalten, allerdings – wie der Name schon sagt – Wort für Wort. Weil man dazu sehr schnell schreiben können muss, werden wörtliche Protokolle fast ausschließlich von professionellen Stenographen verfasst. Das geschieht heutzutage generell nur mehr selten – stattdessen werden in der Regel Videos aufgenommen und gegebenenfalls später verschriftlicht. 

Beispiel wörtliches Protokoll:

Malina B.: „Ich schlage vor, wir feiern die nächste Weihnachtsfeier in einer Pizzeria.“ Ali K.: „Gute Idee, Pizza mag nun wirklich jeder.“ Linda B.: „Ja, stimmt.“ Hannes K.: „Aber in einer Pizzeria gibt es halt nichts anderes als Pizza, das ist zu wenig Auswahl.“ Linda B.: „Dann wählen wir eine Pizzeria, in der es auch andere Speisen gibt.“ Elisabeth E.: „Okay Leute, wollen wir abstimmen?“ Alle Anwesenden nicken. Elisabeth E.: „Wer dafür ist, dass wir die nächste Weihnachtsfeier in einer Pizzeria feiern, hebt die Hand.“ Alle Anwesenden außer Hannes K. heben die Hand. 

Bei einem Ergebnisprotokoll ist der genaue Verlauf der Diskussion unwichtig. Stattdessen protokollierst du nur die wichtigsten Aussagen und die Entscheidungen des Meetings. Dabei folgt das Ergebnisprotokoll demselben Aufbau wie beispielsweise das Verlaufsprotokoll, aber das Endergebnis ist deutlich kürzer. 

Beispiel Ergebnisprotokoll:

Besprechungsthema: Weihnachtsfeier in einer Pizzeria. Nach einer Abstimmung aller Anwesenden wird beschlossen, dass die nächste Weihnachtsfeier in einer Pizzeria stattfindet.

Das Gedächtnisprotokoll ist eine Sonderform des Ergebnisprotokolls. Auch hier werden nur die wichtigsten Kernaussagen und Ergebnisse festgehalten – allerdings im Nachhinein. 

Gedächtnisprotokoll Definition: Wie der Name schon sagt, wird ein Ereignis im Nachhinein aus dem Gedächtnis protokolliert.

Natürlich hat das Gedächtnisprotokoll deutliche Nachteile: Es ist sehr schwierig, ein Ereignis aus dem Gedächtnis wiederzugeben, deshalb passieren Fehler und Ungenauigkeiten. Außerdem bietet das Gedächtnisprotokoll keine Vorteile. Du solltest dich also möglichst für eine andere Protokollart entscheiden.

Es gibt aber Situationen, in denen du ein Gedächtnisprotokoll schreiben musst – beispielsweise als Unfallbericht oder Zeugenaussage. 

Gedächtnisprotokoll Beispiel: 

Ich ging um etwa 16 Uhr die Schülerhilfe-Straße entlang. Aus der Nachhilfe-Gasse kam mir ein Mädchen entgegen. Es war ungefähr 1,60 m groß, hatte lange, braune Haare und trug einen gelben Rucksack. Es hielt eine Eistüte in der Hand und lief sehr schnell. Als ich in die Nachhilfe-Gasse einbog, stand da ein verzweifelter Mann und sagte: „Ein Mädchen hat mir mein Eis geklaut, hast du etwas gesehen?“

Ein Versuchsprotokoll hält den gesamten Verlauf eines Experiments fest. Solche dokumentierten Versuche machst du möglicherweise in Physik, Chemie oder Biologie. 

Versuchsprotokoll Definition: Dokumentation sämtlicher Schritte und Ergebnisse eines Versuchs/Experiments.

Das Ziel der Durchführung eines Versuchsprotokoll ist es, vergleichbare Versuchsergebnisse zu erhalten. Dafür muss der Versuchsprotokoll-Aufbau bei jedem durchgeführten Versuch identisch sein:

• Datum und Name
• Titel des Experiments
• Thema bzw. Fragestellung des Experiments
• Hypothese
• Liste der Chemikalien und Geräte, die zum Einsatz kommen
• Versuchsaufbau
• Ablauf des Versuchs
• Beobachtungen
• Auswertungen

Besonders wichtig sind die letzten drei Schritte:

1. Im Versuchsablauf hältst du jeden einzelnen Schritt fest, der durchgeführt wird – und zwar ganz genau. Vergiss dabei nicht, auch alle Details wie beispielsweise Mengenangaben oder Temperaturen zu notieren.
   

• In den Versuchsbeobachtungen hältst du alles fest, was du während des Versuchs beobachten – also sehen, schmecken, riechen, hören oder messen – kannst. Achte dabei auf jedes Detail und notiere auch Dinge, die dir unwichtig erscheinen.
• In den Auswertungen werden die Beobachtungen interpretiert und mit der Hypothese in Zusammenhang gebracht. 

Mit einem Unterrichtsprotokoll oder Stundenprotokoll hältst du Lehrveranstaltungen fest – zum Beispiel eine Unterrichtsstunde in der Schule oder eine Vorlesung an der Universität. Das Stundenprotokoll bzw. Unterrichtsprotokoll besitzt denselben Aufbau wie andere Protokollarten.

Es hat den Vorteil, dass sich alle Anwesenden auf den Unterricht konzentrieren können, während der Protokollant bzw. die Protokollantin alles mitschreibt. Außerdem können auch Abwesende den Inhalt der verpassten Vorlesung später nachvollziehen.  

Das Endergebnis ist eine Mischung aus Verlauf- und Ergebnisprotokoll und wird allen Lernenden bzw. Studierenden im Anschluss zur Verfügung gestellt. 

Unterrichtsprotokoll Beispiel:

Deutsch, 4. Stunde – Thema: Protokoll schreiben

Der Lehrer stellt die Frage in den Raum: Welche Arten von Protokollen gibt es?

• Sarah erwähnt, dass sie schon einmal ein Ergebnisprotokoll in der Schule schreiben musste.
• Der Lehrer sagt: „Sehr gut! Wie schreibt man ein Ergebnisprotokoll?“
• Yasin verweist auf die Ergebnisprotokoll-Vorlage, die alle Schülerinnen und Schüler vor sich liegen haben.
  

So schreibst du stichpunktartig alles auf, was während des Unterrichts geschieht. 

Du weißt jetzt schon alles, was du brauchst, wenn du ein Protokoll erstellen möchtest. Die folgende Liste gibt dir nochmal einen Überblick über die wichtigsten Tipps.

• Die richtige Zeitform für ein Protokoll ist die Gegenwart (Präsens).
• Achte darauf, deine Notizen übersichtlich, sorgfältig und genau zu gestalten.
• Schreibe dein Protokoll so ausführlich, dass auch Abwesende alles nachvollziehen können.
• Bleibe dabei objektiv und sachlich.
• Denk daran, auch die Namen der Sprechenden zu notieren, damit die einzelnen Aussagen einwandfrei zugeordnet werden können.
• Beginne direkt nach der protokollierten Sitzung mit der Nachbereitung – es wird dir leichter fallen, aus deinen Notizen einen möglichst genauen Bericht zu erstellen, wenn du dich noch gut an alles erinnern kannst.
• Um Zeit zu sparen, kannst du in deinen Notizen Abkürzungen verwenden – achte aber darauf, dass im fertigen Protokoll nur gängige Abkürzungen vorkommen, die jeder versteht.
  

• In einem Protokoll hältst du ein Ereignis wie eine Besprechung oder eine Unterrichtsstunde fest.
• Es gibt verschiedene Protokollarten, die alle demselben Aufbau folgen.
• Jedes Protokoll hat einen Hauptteil, in dem der Inhalt des Ereignisses zusammengefasst ist.
• Davon abgesehen gibt es einen Protokollkopf mit den wichtigsten Fakten, gegebenenfalls einen Ablaufplan, es werden weitere Schritte festgehalten und das Protokoll wird von der protokollführenden Person und der leitenden Person unterschrieben.
• Wenn du Protokollant oder Protokollantin bist, achte darauf, dir während des Ereignisses ausführliche und übersichtliche Notizen zu machen.
• Am häufigsten brauchst du ein Verlaufsprotokoll, in dem der gesamte Verlauf einer Besprechung chronologisch festgehalten wird.
• Im Ergebnisprotokoll hältst du dagegen nur die wichtigsten Aussagen und Ergebnisse fest.
• In einem wörtlichen Protokoll wird alles Gesagte wörtlich dokumentiert.
• In einem Gedächtnisprotokoll gibst du Ereignisse im Nachhinein aus dem Gedächtnis wieder, beispielsweise nach einem Unfall.
• Ein Versuchsprotokoll brauchst du unter anderem in Chemie, Physik oder Biologie, um Experimente zu dokumentieren.
• Schulstunden oder Vorlesungen hältst du in einem Unterrichtsprotokoll bzw. Stundenprotokoll fest.
• Du schreibst ein Protokoll immer in der Zeitform Präsens (Gegenwart) und bleibst dabei sachlich und objektiv.